Organograma é o nome dado para um gráfico que pode representar o esqueleto de uma empresa. Essa organização visa revelar um padrão hierárquico dentro de uma instituição e o que representa cada setor na empresa.
Existem diversos padrões que definem um organograma. O principal tipo é o modelo vertical. Nesse caso, os responsáveis por cada setor são representados para cada órgão, como o topo de uma pirâmide, no qual as patentes mais altas estão na parte de cima do gráfico seguidas pelos subordinados.
Esse modelo hierárquico auxilia visualmente o esclarecimento de duvidas tanto de clientes, colaboradores e parceiros quanto dos próprios funcionários.
A história revela que os primeiros organogramas surgiram por volta do século 19, através dos princípios de gerenciamento desenvolvidos pelo engenheiro ferroviário Daniel Craig McCallum.
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Como é feito um organograma
Para que um organograma atinja seu objetivo, ele deve representar com clareza o que cada papel significa dentro de uma instituição. Esse modelo é feito para que não haja dúvidas entre os membros da empresa, quais são as respectivas funções de cada setor, bem como a quem cada um deve se reportar. Esse esqueleto não é uma estrutura permanente, portanto deve ser flexível também.
Para ajudar nos processos burocráticos e dar auxilio às técnicas organizacionais, existe o chamado “downsizing”, que encurta o organograma empresarial e elimina setores e níveis hierárquicos para que a estrutura seja de fácil compreensão e ágil na comunicação interna.
Quais são os principais tipos?
Como já foi dito, existem diversos tipos de organogramas. Em primeiro lugar, é importante atentar-se ao fato de que um organograma representa cargos de empresas, e não colaboradores em si. Geralmente esses cargos estão posicionados do alto para baixo, respeitando a hierarquia de cada setor.
Funções que representam cargos de subordinação são linkados a elas por meio de linhas visuais e cargos que estão nos mesmos níveis hierárquicos são apresentados lado a lado, não conectados. As linhas representam as hierarquias.
Vamos considerar abaixo, os principais deles:
Organograma vertical:
O modelo vertical também é conhecido como funcional. Nessa estrutura, os cargos de alta patente estão localizados na parte de cima do gráfico seguidos por seus subordinados. Ou seja, o gráfico é dividido por funções e hierarquia. No caso de gráfico por setores, o nome dado é “vertical clássico”. Esse tipo de organograma é muito conhecido por ter sido utilizado por militares é uma das formas mais utilizadas de usar o organograma.
A principal vantagem desse tipo de organograma é o esclarecimento visual de cada função. A principal desvantagem é que isso pode limitar a visão de funcionários, levando-os a concentrar-se apenas em suas tarefas e não terem visão da empresa como um todo.
Organograma horizontal:
A diferença entre o modelo vertical para o horizontal é a forma como ele se apresenta. Os núcleos hierárquicos nesse caso seguem o padrão de: maiores patentes do lado esquerdo seguido pelos subordinados do lado direito, formando uma linha horizontal. Esse modelo não é muito utilizado.
Organograma circular:
Esse organograma representa os setores ou níveis hierárquicos de uma empresa através de círculos. Este modelo de organograma não é muito indicado para empresas com grandes setores e diversos níveis hierárquicos, afinal, pode prejudicar a visualização. Mas para instituições com setores mais enxutos, ele é útil. Nesse modelo, o cargo mais alto também fica nas posições de cima do organograma, onde a autoridade máxima é o topo.
Organograma derivado das linhas verticais:
Esse tipo de organograma é uma das vertentes do organograma vertical, porém com ressalvas. No caso do organograma vertical, a posição máxima fica ao topo hierárquico e os subordinados seguem logo abaixo. No caso do organograma derivado das linhas verticais, a diferença maior é as linhas horizontais acrescentadas onde representam especialistas que auxiliam determinado setor ou gente no processo de tomada de decisões.
É importante deixar claro nesse tipo de organograma que essas linhas definem apenas que esses especialistas auxiliam na tomada de decisões, porem não devem dar ordens aos funcionários sem autorização da alta patente do setor.
Matricial:
Um dos tipos mais complexos de organograma, esse gráfico combina duas maneiras de organizar a empresa. Essa combinação pode partir do princípio de mesclar a estrutura por projeto e por produto ou outros itens que sejam relevantes para a estrutura organizacional. Nesse tipo de organograma é preciso estudar cada departamento para não haver confusões.
Qual a diferença entre organograma e fluxograma
A principal função do organograma é apresentar as diferentes funções dentro de uma empresa através de um gráfico autoexplicativo. Através desse tipo de gráfico, o departamento de pessoal, por exemplo, consegue apontar falhas hierárquicas erros de comunicação dentro de uma organização.
Já o fluxograma é a maneira descomplicada de apresentar as diferentes etapas de um processo ou projeto. Ao transmitir uma informação, o fluxograma representa de maneira simples e visualmente aceitável todos os tramites envolvidos naquela etapa da informação, tornando claro aos expectadores a definição de cada componente do projeto. Muitas vezes isso se dá através de imagens sequenciadas.
Quem deve montar um?
Geralmente, o organograma é definido pelo dono da empresa junto ao RH de cada instituição. Isso se dá porque quem monta o organograma deve ter pleno conhecimento de cada área, setor, função e subordinados da empresa. Geralmente, as estruturas mais simples são as mais eficazes para representar os níveis hierárquicos.
É necessário que cada organograma seja fácil de entender não só para os níveis mais altos da empresa, mas para todos os setores e funcionários, inclusive quem não conhece o esqueleto da empresa, como clientes e colaboradores.
Quem aprova o organograma
Para colocar a disposição de funcionários, o organograma precisa de avaliação da administração da empresa. Com o documento aprovado, fica mais fácil incutir em cada setor o seu papel exato e a quem cada um deve responder.
Isso também agilizará os processos de produção em massa, pois cada funcionário saberá a quem recorrer caso precise de uma permissão ou informação de seu encarregado.
Esse cronograma, agora documento oficial, pode ser apresentado para pessoas que não fazem parte do dia a dia da empresa, para que possam definir quais passos tomar quando estiverem dentro da organização.